Zanim wpłynie pierwszy wniosek - biznesowe aspekty wdrożenia pracy zdalnej.

Prezentujemy czwarty odcinek naszego poradnika o pracy zdalnej - dziś chcemy porozmawiać o wykorzystaniu nowoczesnych narzędzi internetowych do pracy zdalnej lub hybrydowej działu.

Praca zdalna nie jest dla nas czymś nowym, wiele osób (w tym pracodawców) przekonało się do takiego rozwiązania, chociażby ze względu na zarządzanie rozproszonymi lokalizacjami firmy. Z drugiej strony słychać głosy szefów narzekających na niską efektywność takiej pracy, Proponujemy stworzenie takiego środowiska pracy, które będzie ułatwiało wzajemną komunikację, angażowało do współpracy oraz zapewniało koordynację prac a także niezbędny nadzór. Dlatego chcemy zwrócić uwagę na narzędzia, które mogą ułatwić nam współpracę, tworząc wirtualne środowisko pracy, podobne do tego, w którym funkcjonowaliśmy dotychczas. W pierwszym etapie ustalmy potrzebne w naszym dziele rozwiązania systemowe:

zamknięta grupa, składająca się ze wszystkich członków zespołu/działu, którą będziemy wykorzystywać jako: lista dostępów do kalendarza działowego lista uprawnionych do wspólnych dysków lista osób do zaproszenia na zdalne zebranie grup na czatach , komunikatorach z możliwością szybkiego połączenia z uczestnikami, z wykorzystaniem kamer, udostępnianiem ekranu, tablic, prezentacji ułatwienie dla szefa - możliwość grupowego adresowania maili -
	wdrożenie kalendarza działowego i kompatybilnych kalendarzy indywidualnych wpisywanie do działowego ważnych zadań, terminów, spotkań podgląd dostępności kolegów/koleżanek z zespołu integracja kalendarzy z systemem do rejestracji zadań
praca w systemie do rejestracji i realizacji zadań: rejestrowanie zadań/zgłoszeń, zarządzanie ich statusami (np. nowe, w trakcie realizacji, zakończone), przypisywanie do odpowiednich osób nad nimi pracujących, terminów realizacji rejestrowanie czasu pracy spędzonego na zadaniach raportowanie i analiza efektywności zespołu
	Zapewnienie zdalnego dostępu do zasobów dokumentów ustalenie, które dostępy są kluczowe i konieczne do codziennej pracy, a które używane sporadycznie, co określa kolejność pracy nad funkcjonalnościami. Użycie VPN do bezpiecznego logowania się do zasobów wewnętrznych Digitalizacja niezbędnej dokumentacji Praca na dokumentach online
Ustalenie "reguł gry" z pracownikami zdalnymi - obowiązki i uprawnienia wszystkich członków zespołu dbanie o przypisywanie zadań/spraw poszczególnym członkom zespołu dbanie o udostępnienie nowych materiałów pozostałym osobom z zespołu oznaczanie i respektowanie statusów (dostępny, nie przeszkadzać itp.) przy czym używanie poszczególnych statusów musi być uzasadnione i zmieniane niezwłocznie po zmianie sytuacji zapewnienie wsparcia IT np. poprzez pulpity zdalne aby nasi pracownicy nie borykali się sami z np. instalacjami kolejnych wersji oprogramowania.

Znając potrzeby jesteście w stanie wybrać, jakie narzędzia będą potrzebne do sprawnej organizacji pracy działu. Można korzystać z wielu dostępnych systemów , np. Teams, Trello, Asana, Jirra i wiele innych, w zależności od ich dostępności w firmie.

Ważne aby na początku poświęcić czas na:

• wybór takich które pokrywają jak najwięcej naszych potrzeb, tym samym ograniczyć logowanie do kilkunastu systemów

• ich odpowiednią konfigurację, przypisanie osób, ustawienie priorytetów czy uprawnień.

Dlaczego lepiej korzystać z dedykowanych programów a nie z maili:

• tracimy czas na przeszukiwanie tematów projektowych w natłoku innych wiadomości,

• niestety łatwo jest o pomyłkę i wysyłanie wiadomości do niewłaściwego adresata,

• zmorą jest odpowiadanie do wybranej osoby z kopią do wszystkich,

• nie ma wiele osób, które po zakończenie projektu sprzątałyby skrzynki mailowe, a z reguły zostają w nich (i w załącznikach) obszerne zestawienia, niejednokrotnie z danymi osobowymi

• równie dobrze możemy wrócić do faksów

Reasumując:

• Jeżeli charakter i organizacja pracy umożliwia wdrożenie jej w postaci zdalnej lub hybrydowej, to stworzenie właściwego środowiska pozwoli Wam na skuteczną realizacje zadań i projektów w bezpiecznych i nowoczesnych warunkach.
  

• Zadaniem narzędzi jest ułożenie pracy zdalnej w takiej formule, aby wszystkie osoby miały poczucie przebywania w jednym pokoju, z dostępem do tych samych tablic, dokumentów itp.
  

• Pomocne w utrzymaniu relacji będzie np. możliwość "wywoływania" na ekran osoby, z którą chcemy się skonsultować aby otrzymać szybką odpowiedź, a jednocześnie zobaczyć się nawzajem, uśmiechnąć czy też zamienić kilka słów.
  

• Automatyczna rejestracja czasu pracy i wykonanych zadań umożliwi prowadzenie analiz efektywności bez dodatkowych ręcznych raportów.
  

• Różnorodne formy spotkań polepszają współpracę ...